会议策划的流程以及注意事项有哪些
时间：2019-09-16 13:45:59 来源：深圳活动策划公司
企业举办会议策划是维持企业正常运转的必要环结,尤其对于大型公司来说,定期召开会议是固定的工作,把在全国各地的经销商,各地分公司的负责人,聚焦在一起开会,一同探讨公司的发展和工作总结,那么会议策划的流程以及注意事项有哪些呢,下面小编就为大家具体的介绍一下.
一、会议策划的流程
(1)确定目标.确定合理的目标是会议策划的起点和重要环节.
①要明确策划的主题.目标不能脱离会活动主题.在策划过程中,最重要的是明确主题.从复杂的头绪中,针对目标,抓住重点;在解决问题的过程中,再有效地细分,选择解决问题的切入点,从而更有效地解决问题.
②要明确策划的重点.挖掘出策划的对象.并制定出策划对象的工作程序及标准,主题的明确,有利于具体工作的开展,是成功策划的重要保证.
③要收集相关资料.对这些信息资料需要一定的删减处理,并进行加工,才可能成为策划创意的切入点.通过对资料的整理和分析,逐渐形成创意的维形.
(2)设计方案.实现会议活动目标是会议活动策划的终极目标,因此方案设计的各个环节和方面都要围绕如何实现目标而展开,并制订具体行动的途径和方法.设计方案时需要注意的原则:
①要遵守量力而行的原则.从自身现有的条件、具备的能力出发,考虑项目的经费预算;同时,要尽可能挖掘内部潜力,充分利用内部条件和有利因素.
②要大胆创新.对于策划而言,创新是关键.会议活动策划也是如此.
③要细致全面.会议策划方案考虑的是整个活动,因此,需要多方面的考虑,既顾全到会议活动的各个细节,又要体现出方案的独创性.方案最后要形成文字稿,即策划书.策划书的写作需文字简明扼要,顺序合理清楚,主题鲜明,必要时可辅以图表、实物照片,设计模型等.
(3)执行方案.通过会议策划书,已基本确定会议实施的方案.最后需要制定各个步骤的实施细则,为确保方案的正确实施需做到:
①防范措施.为避免意外,会议策划方案的实施也必须事先做好防范措施,准备好不同的预案,以备不时之需.同时,可以根据临时状况,随时启用.
②评估措施.既可以是对整个过程的总体评估,也可以是阶段性的评估.对会议策划过程来说,策划书的完成不代表策划的结束,保证方案的有效执行并且对策划经过和结果做充分的分析、探讨,汲取经验或教训,并在下次策划中将其改善,如此才是一项完整的会议策划工作.
二、会议策划的注意事项
1、会议场所的选择有很多种,最常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场.
2、不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,最好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全.
3、用文字记录会议的相关事项在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看.
4、有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说"口说无凭",有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致.做到以上策划的流程,在会议展开时必定得到满意的效果和取得圆满的成功.
下一篇：年会策划的意义以及场地选择方法
